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                            22 轻量级沟通：你总是在开会吗？
                            你好，我是郑晔。

今天我们来探讨一个很多程序员日常工作中，经常碰到却会带来困扰的话题：开会。

头疼的开会

有一次，我听到两个程序员在聊天。一个资深程序员说：“还是晚上好，我可以一门心思写代码”，另一个年轻程序员不解地问：“你白天也可以写啊。”

资深程序员很无奈，“我倒是这样想，可是白天参加那么多会，哪有工夫啊！我的代码就只能加班写了。”

这段对话听上去让人有点心酸，但这种现象，确确实实广泛存在于程序员的日常工作中，尤其是你经验丰富又在一个大组织中工作，这几乎成了你的宿命。在这些程序员的认知中，开会太多影响了他们写代码。

你以为我想讨伐开会吗？并不是，开会本身并没有错，因为开会的本意是将大家组织起来解决问题。但请你回想一下，你参加的会议有多少解决了问题呢？

开会是为了解决问题，但真实情况却是开了会又没有解决多少问题，这真是一个奇特的矛盾。

回想一下，你参加过的会议里面，有没有效果特别好的呢？在我职业生涯中，凡是效果特别好的会议，基本上都是用来做信息同步的。比如，领导宣布一个事情，这种会议几乎不会浪费时间。宣布消息，大家收到消息，结束。

那效果不好的会议是什么样呢？几乎都是那些讨论会，你一言我一语，每个会几乎无一例外，都有几个擅长打岔的，这个会基本上都会跑偏，时间就会这样一分一秒地流逝了。

我给你举个例子，我之前参加过一个上线计划的评审会，这个团队的负责人要把相关利益方都召集起来，其中包括上下游可能会受影响的团队、测试、运维等等，一个不大的会议室里挤满了人。

这个负责人刚开始讲方案没几分钟，下游团队的负责人就站出来问：“这个方案为什么要这么做？我担心会对我们系统造成影响。”讲方案的人只好停下来解释。结果是越解释，细节越多，双方你来我往，一个方案评审会，就转变成一个技术讨论会了。

测试和运维的同事本来是想来听技术方案，以便为后续的工作做准备的。看着双方的讨论，一脸无奈，因为他们知道，方案没确定好，所有的事情还是下回再说吧！

怎么样？是不是很熟悉的感觉。为什么会这样？因为他们选错了沟通方式。

开会是一种重量级的沟通，几乎是我们日常工作中最重的。它有很强的仪式感，所以，大家相对来说会很重视。而且会议通常会牵扯到很多人，尤其是与这个事情相关度不那么高的人。

你可以想一下，有多少次开会，你是在精力集中的？如果你是高度集中的，那恭喜你，你是高效地参与其中。但更多时候，你可能神游天外，因为讨论的内容可能与你关系不大，或者你已经听不懂了，你坐在那里的唯一原因是，主持人还没宣布会议结束。

用开会这种重量级的方式讨论问题，就好比杀鸡用了牛刀，这是不恰当的。那该怎么解决这个问题呢？很简单，杀鸡用鸡刀。

轻量级沟通

实际上，真正在会议上能够积极参与讨论的人并不会觉得会议是浪费时间，因为高度参与其中，人是进入到心流状态的，时间流逝很快。觉得浪费时间的，往往是没有参与其中的人。

换句话说，会议之所以给人留下如此不堪的印象，一个重要的原因是，真正参与讨论的人并不多。所以，我们换个角度思考一下，只要把这些真正参与讨论的人拉到一起讨论不就好了？

所以，改善会议的第一个行动项是，减少参与讨论的人数。

有人会说，我这个讨论有好几个议题，每个议题要不同的人参与，那你要做的是，分别找这几个人专门讨论，而不是把大家放到一起。

不知道你发现没有，在讨论行动项的时候，我用的是“讨论”，而没有提到“会议”两个字。我之前说过了，会议是一种重量级的沟通方式。所以，我们会倾向于选择一种轻量级的沟通方式，比如面对面沟通，这样一来，每个人的压力就会小很多。

相比于会议的形式，面对面沟通因为注意力有限，参与的人数不可能太多。也因为参与的人数相对少一些，每个人的投入也会更多一些。

所以，我们的第二个行动项是，如果你要讨论，找人面对面沟通。

一旦理解了这些改进方式，我们就可以改进自己的行为方式。如果有一个问题需要讨论，我要做的是，分别找到相关人针对关心的主题进行讨论，然后，我把讨论的结果汇总再去征求大家意见。如果大家达成一致了，我才会选择开会。

这个时候，开会的目的不再是讨论，而是信息同步：我准备这么干了，相关各方已经同意了，知会大家一下，结束。

站立会议

我前面说过了，开会并非都是不好的，一些信息同步的会还是有必要的。

举个例子，有一种实践叫站会（Standup）。很多公司都在实践它，站会甚至成为每天的开工仪式。一般的做法是，早上大家来上班了，先开一个站会，让大家同步一下昨天的工作，然后开始今天的工作。

有的人一听到站会这个形式就会皱起眉头。如果是这样，多半是你的团队“站”错了。

你知道，这个会为什么是“站”会吗？因为按照一般人的习惯，站的时间不会太长，因为站的时间长，累啊！所以，如果站会超过10分钟，你的站会一定是错的。

也许你会说，这点时间恐怕不够给我们站会吧？因为每个人都有一大堆要说的。请问，你觉得其他人说那么多，你关心吗？现实是，一旦一个人说多了，跟你关系又不大，你就开始思维发散了。

所以，在总长固定的情况下，每个人发言的时间一定是有限的。在有限的时间内，你能说什么呢？我建议你只说三件事：


我昨天做了什么？
我今天打算做什么？
我在过程中遇到了什么问题，需要请求帮助。


“做了什么” ，是为了与其他人同步进展，看事情是否在计划上。一旦偏离计划，请主动把它提出，这样，项目经理可以过问，因为这会涉及到是否要调整项目计划；

“要做什么” ，是同步你接下来的工作安排。如果涉及到与其他人协作，也就是告诉大家，让他们有个配合的心理准备；

“问题和求助”， 就是与其他人的协作，表示：我遇到不懂的问题，你们有信息的话，可以给我提供一下。

这三件事都是与别人相关的，几句话快速说完，结束。因为这些事情与别人相关，所以，大家的注意力可以相对集中一些。

你或许会问，如果我的问题很复杂，需要讨论该怎么办。对不起，那是另外一件事，你可以在站会结束之后，找相关人去讨论，不要在这个会上浪费大家时间。在站会上，你只要在问题和求助中告诉大家，你有一个问题，需要相关人讨论，结束。

为了让大家保持注意力集中，我的一些团队还用过发言令牌的方式。比如，找一个毛绒玩具，谁拿到“令牌”谁发言，然后，随机地扔给一个人，一旦这个人走神，大家一下子就能发现了。

一些有趣的方式、短暂的时间，以及与所有人相关的事情，因为满足了这三点，所以普遍来说，这种站会效果还可以。

关于站会，有一个典型的错误是，有些团队把站会开成了汇报会。项目负责人指定一个个轮流发言，说的人都向负责人在汇报工作，其他人自然就容易走神了，因为事情与己无关。

还有一点你可能会有疑问，我所在的团队比较大，一个人几句话时间也会很长。

当团队很大时，更应该做的是把团队拆分了，因为你不太可能与20个人紧密地工作在一起。沃顿商学院曾经做过一项研究，5-12个人是一个恰当的团队规模，每个人在其中都能发挥自己的重要作用。

总结时刻

开会是很多程序员的困扰，太多的会议甚至会影响到你工作的进展。开会的本意是为了解决问题，但实际上，大多数会议并不能很好地解决问题。因为会议是一种重量级的沟通方式，很多人参加会议时，并不能很好地参与其中。

如果你想用会议的形式与别人讨论问题，最好放弃这种打算，面对面的沟通是最好的方式。因为面对面沟通很轻，人数相对少，每个人参与度就会高很多。基于这种改进，我们可以把大部分会议都改成信息同步的会，效率就会得到提高。

我还给你介绍了一种特殊的会议：站会。之所以采用站会的方式，就是要控制时间。在站会上每个人说什么，我给了你一个建议的格式：


我昨天做了什么？
我今天打算做什么？
我在过程中遇到了什么问题，需要请求帮助。


如果你经常组织别人开会，请你想一下，是不是自己没有利用好开会这件事；如果你经常被别人组织开会，不妨把这篇文章转发给他，让他别总是开会“讨论”问题。

如果今天的内容你只能记住一件事，那请记住：多面对面沟通，少开会。

最后，我想请你思考一下，你在工作中，还遇到过哪些因为开会带来的问题呢？欢迎留言与我写下你的想法。

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